株式会社Sapporo Snow Japanese School（以下「当校」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令およびガイドラインを遵守し、学生、入学希望者、保護者、保証人、卒業生、取引先、採用応募者その他当校のサービスを利用される皆さま（以下総称して「利用者」といいます。）の個人情報を適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、株式会社Sapporo Snow Japanese Schoolが取得し、利用し、保管し、提供する個人情報等の取扱いについて定めるものです。
1. 事業者情報・適用範囲
- 事業者名：株式会社Sapporo Snow Japanese School
- 所在地：〒064-0804 北海道札幌市中央区南4条西5-6 南4条教育ビル
- 電話番号：011-789-0123
- メールアドレス：[email protected] jp
- 会社登録番号：1123456789
- ウェブサイト：snow-nihongo.jp jp
- 事業内容：Sapporo Snow Japanese Schoolの運営、日本語教育、入学案内、学生管理、就職・進学支援、関連する各種サービス
本ポリシーは、当校のウェブサイト、入学申込、資料請求、問い合わせ、面談、各種イベント、在学中の学務管理、卒業後の連絡、採用選考、その他当校が提供する一切のサービスに適用されます。
2. 取得する個人情報および取扱い
当校は、適法かつ公正な手段により、以下の個人情報を取得することがあります。
- 氏名、ふりがな、性別、生年月日、国籍、在留資格、旅券番号、在留カード番号
- 住所、電話番号、メールアドレス、緊急連絡先、保護者・保証人情報
- 学歴、職歴、語学レベル、志望動機、入学希望情報、出願書類に記載された情報
- 成績、出席、進路、学習履歴、面談記録、指導記録、生活指導記録
- 授業料等の請求・支払情報、奨学金関連情報、口座情報の一部
- 健康情報、障害に関する情報、配慮事項等、必要な範囲で本人が提供する情報
- 防犯カメラ映像、入退室記録、端末利用ログ、アクセスログ、Cookie等のオンライン識別子
- 採用応募者の履歴書、職務経歴書、資格情報、連絡先等
当校は、要配慮個人情報を取得する場合、法令に基づく場合または本人の同意を得た場合に限り、必要な範囲で取り扱います。
3. 個人情報の利用目的
当校は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 入学希望者への案内、資料送付、問い合わせ対応、面談の実施
- 出願受付、入学審査、在留手続関連の対応、入学許可に関する業務
- 学生管理、出席管理、成績管理、授業運営、補習、生活指導
- 進学・就職支援、推薦書作成、各種証明書発行
- 授業料、諸費用、奨学金、返金等の請求・精算・入金管理
- 保護者、保証人、関係機関との連絡、緊急時の対応
- 当校のサービス改善、教育品質向上、統計分析、教材・制度の改善
- ウェブサイトおよび各種システムの維持、保守、セキュリティ管理、不正利用防止
- 採用選考、連絡、雇用管理
- 法令に基づく対応、行政機関・出入国在留管理関係手続への対応
- 上記に付随する業務の遂行
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
日本法令上、当校は個人情報保護法に基づき、以下のいずれかに該当する場合に個人情報を取り扱います。
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託を行う場合
また、当校は、外国からの入学希望者・在学生を含む利用者に対し、必要に応じて、本人の同意、契約の履行、法令上の義務の遵守、正当な利益の確保その他適法な根拠に基づき個人情報を取り扱います。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当校は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要がある場合
- 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合
- 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱いを委託する場合
- 合併、事業譲渡その他の事由により事業承継が行われる場合
当校が業務を委託する主な相手先には、システム保守会社、会計・税務業務委託先、印刷・発送業者、クラウドサービス提供事業者、在留手続や各種書類作成を支援する専門家等が含まれます。これらの委託先に対しては、適切な監督を行います。
また、当校は、必要に応じて保護者、保証人、出願に関する紹介機関、進学先、就職先、行政機関、医療機関、宿泊先等へ、本人の同意または法令に基づき情報を提供することがあります。
6. 個人情報の第三国移転
当校は、ウェブサイト運用、メール配信、クラウド保管、業務連絡等のため、個人情報を日本国外のサーバーまたは委託先で取り扱う場合があります。その場合、当校は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、移転先の国・地域、移転先で講じられる個人情報保護措置、委託先管理、契約上の保護措置等を確認し、適切な安全管理措置を講じます。
国外移転を行う場合には、法令上必要となる同意取得、情報提供、またはその他適法な手続を行います。
7. 個人情報の保存期間
当校は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保管します。保存期間の例は以下のとおりです。
- 入学希望者情報：問い合わせ・選考対応に必要な期間、または法令・監査対応上必要な期間
- 在学生情報：在学期間中および卒業後の証明書発行、進路支援、法令対応に必要な期間
- 会計・請求関連情報：法令に基づき保存が必要な期間
- 採用応募者情報：選考完了後、一定期間または本人同意に基づく期間
保存期間経過後、当校は、法令に基づき保存が必要なものを除き、個人情報を遅滞なく消去または匿名化します。
8. 利用者の権利
本人は、個人情報保護法に基づき、当校が保有する自己の個人情報について、以下の請求を行うことができます。
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
- 第三者提供記録の開示
これらの請求を行う場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。当校は、本人確認を行ったうえで、法令に従い合理的な期間内に対応します。ただし、法令上開示・訂正・利用停止等に応じられない場合があります。
なお、適用法令に基づき、本人はデータポータビリティその他これに相当する情報の移転に関する請求を行うことができる場合があります。当校は、法令上義務がある場合または相当と認める場合に限り、対応の可否および方法を判断します。
9. 同意の撤回
本人が個人情報の取扱いについて同意を与えた場合であっても、法令上の制約がある場合を除き、いつでもその同意を撤回することができます。同意の撤回を希望される場合は、当校までご連絡ください。撤回後は、当該同意に基づく利用を停止しますが、撤回前に行った処理の適法性には影響しません。また、撤回により一部サービスが利用できなくなる場合があります。
10. 苦情・相談の申出先
個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求、または当校の取扱いに関するお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
- 窓口：株式会社Sapporo Snow Japanese School 個人情報相談窓口
- 住所：〒064-0804 北海道札幌市中央区南4条西5-6 南4条教育ビル
- 電話：011-789-0123
- メール：[email protected] jp
また、本人は、個人情報保護委員会その他の所管官庁や、法令に基づき設置される相談窓口等に相談・申立てを行うことができます。
11. 安全管理措置
当校は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。
- 個人情報保護に関する内部規程の整備
- アクセス権限の管理、認証管理、ログ管理
- 暗号化、パスワード管理、端末管理、バックアップの実施
- 委託先の選定および監督
- 従業者への教育・訓練
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
- 保管場所の入退室管理、書類の施錠保管、廃棄時の適切な処理
当校は、必要に応じて安全管理措置を見直し、継続的な改善に努めます。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシーまたは当校の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- 名称：株式会社Sapporo Snow Japanese School
- 所在地：〒064-0804 北海道札幌市中央区南4条西5-6 南4条教育ビル
- 電話番号：011-789-0123
- メールアドレス：[email protected] jp
- ウェブサイト：snow-nihongo.jp jp
13. プライバシーポリシーの変更
当校は、法令の改正、事業内容の変更、運用方法の見直し等に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当校のウェブサイト上での掲示、電子メール、その他適切な方法により通知します。変更後のプライバシーポリシーは、当校が別途定める場合を除き、当校ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
以上